lunedì, gennaio 16, 2012

Mail per tutti

Credo sia capitato a molte persone di dover mandare un messaggio di posta elettronica a più destinatari e, sicuramente, a tutti è capitato di essere tra i destinatari di suddette e-mail.

Tutto normale, prassi comune può sembrare. Il fattore utOnto è sempre lì in agguato, pronto a colpire furtivamente là dove fa più male.

Quando ho iniziato a lavorare qui, più o meno sette anni orsono, c'era una fetecchia di server di posta il cui unico pregio era quello di essere gratuito. Venne quindi il giorno in cui $dirigenteUfficioPersonale si trovò nella necessità di inviare una comunicazione a tutti i dipendenti, questa semplice prassi diede inizio all'apocalisse pochi mesi dopo: su decisione del $Capo venne creato un alias chiamato "tuttiDipendenti" che, come qualcuno può sagacemente intuire, inoltrava lo stesso messaggio a tutte le caselle di posta registrate sul server.
Non avendo potuto mettere becco nella questione fino a quel momento $boss, io, $collegaSapiente e $collegaSveglio lottammo per fare in modo che tale indirizzo rimanesse ignoto ai comuni mortali: doveva essere usato solo all'interno del ced e sempre in copia nascosta... Nel giro di un mese lo conosceva mezza città.

La pioggia di spam fu solo la punta dell'iceberg che Murphy aveva caricato sulla fionda!

Era un rovente giorno d'estate quando iniziammo a registrare un traffico abnorme sulla rete: qualcuno si era beccato uno di quei simpatici virus (si, anche l'antivirus faceva pena a quei tempi) in grado di sparare un baziliardo di email al minuto verso tutti i destinatari noti all'utOnto. Panico, terrore e raccapriccio sorsero quando l'indirizzo "tuttiDipendenti" comparve tra i destinatari: la sorgente della piaga era $collegaBionda, l'altro fenomeno che "lavora" qui al centro informatico.
Debellata l'infezione con il napalm speravamo di poter finalmente cambiare il server di posta... macché, $Capo decise di cambiare il nome dell'alias che oramai era compromesso.
$collegaSapiente optò per "seRiesciALeggereQuestoChiTiHaMandatoLaMailEUnDeficiente"... Vi lascio immaginare cosa accadde quando $collegaBionda inviò per sbaglio una mail a tale indirizzo mettendolo in bella vista!

Long story short: riuscimmo a convincere $CapoScuoiato a lasciarci cambiare il server di posta.

Veniamo quindi alla storia recente.

Allo stato attuale io e $collegaSveglio (E BASTA!) abbiamo le credenziali di accesso per lanciare uno script che invia messaggi di solo testo a tutte le caselle di posta registrate.

Semplice, pulito, indolore e quasi sicuro.
Mittente: "ced", Destinatario: "Il dipendente che riceve la mail" Oggetto: "Comunicazione per tutti i dipendenti" a cui viene concatenato il reale oggetto della mail.

Sono ormai più di tre anni che questo sistema è in uso ma, in media, in un anno ci chiedono perché:

1- Non è possibile mandare allegati anziché pubblicarli sulla bacheca della intranet: chiesta 8 volte dalla stessa persona che, all'ennesimo dinniego, ha commentato che "il sistema fa schifo!".

2- Non è possibile dare un indirizzo con tutti i dipendenti all'esterno: da notare che $Capo continua a fornire l'indirizzo "seRiesciALeggereQuestoChiTiHaMandatoLaMailEUnDeficiente" e poi chiede al sottoscritto perché non funziona.

3- Non possiamo ricreare un alias con tutti i dipendenti: questa è la richiesta del $Capo che ancora non è pago delle secchiate di spam che arrivavano in passato... Dopotutto lui iscrive l'indirizzo dell'ufficio (inteso come forward verso tutti i membri del ced) a qualsiasi mailing-list incontri sulla sua strada.

Come se non bastasse lo scorso Natale $ufficioPaghe ci ha chiesto come sempre di inviare a tutti la comunicazione in cui veniva reso nota la data di pagamento della tredicesima. A fine mail (che noi copiamo ed incolliamo) erano riportati gli auguri di buone feste.

Vi ho già detto che sono anni che questo sistema viene usato?

Bene, SEI fenomeni hanno risposto agli auguri "a tutti" e uno di questi è anche riuscito a fare una domanda riguardante un'anomalia nella sua busta paga (su questo fenomeno ho anche un'altra storia... ma questa è un'altra storia :P).

Gama

P.S. Ah, quasi dimenticavo: settimana scorsa il $Capo ha chiesto ancora se potevamo creare un alias con tutti i dipendenti da dare all'esterno.

8 commenti:

Woodclaw ha detto...

Gama, ho letto tutto il post, ma credo che a metà circa il mio cervello abbia smesso di computare le richiest/risposte del $capo.

Secondo te mi devo preoccupare?

MediaCube by N.B. ha detto...

Ma perché, ma soprattutto perché, il Capo ha così tanta voglia di dare in giro un indirizzo che inoltra a tutti i dipendenti??

Daniele C. ha detto...

Fossi in te, avrei creato l'indirizzo da dare all'esterno come alias della posta del capo. Tanto te l'avrebbe fatto disabilitare dopo una settimana e un 500.000 email di spam...

P.S: avere un indirizzo per permettere l'invio a molti è il sogno segreto del capo: non deve gridare per farsi sentire da tutti gli utenti.

Piuttosto, perché non crei una casella che possa solo ricevere posta e la colleghi in IMAP a tutti i dipendenti con un utente non abilitato alla cancellazione?

Gama ha detto...

La necessità di un alias con tutta quella gente sarebbe necessaria solo per le comunicazioni da parte delle organizzazioni sindacali. Peccato che le succitate organizzazioni non hanno avuto (per lo meno quelle non rappresentate da utOnti) alcun problema nel crearsi una loro lista di contatti a cui mandare le mail.

Il Capo ha ricevuto la richiesta da parte di qualche utOnto che si è accorto dopo tre anni che le mail non arrivavano a destinazione.
Io ho pronto un elenco in formato .csv di tutte le mail e sono pronto a fornirlo a chi ne ha diritto, peccato che quando dico che se lo dovranno mantenere da soli depennando le caselle inattive tutti gli utOnti perdono completamente interesse in tali indirizzi.


Per l'invio massivo di comunicazioni il problema non sussiste: lo script in uso fa più che bene il proprio lavoro ed il fatto che gli allegati vengano caricati sulla intranet scoraggia i propinatori di vaccate... un po' come quando abbiamo bloccato l'invio e la ricezione di file .ppt e .pps dando precise istruzioni di far inviare il materiale necessario ad una casella di posta gestita dal sottoscritto: le fastidiose catene di S. Antonio inviate per mail si sono ridotte del 100%!

@Daniiele C: inutile, tutte le email non personali vengono automaticamente inoltrate dal capo a me ed altri collegh senza essere lette e senza mezza riga di descrizione su cosa dobbiamo farci.

Gama

kidpix ha detto...

Innanzituto Lode a Santo (Subito) Gama!

Ho scoperto il tuo blog tramite Bitmover,lode a lui e agli antichi!
Ma "Birra al dio della birra" nel logo è una citazione?

Per quanto riguarda le email, usare una mailing list non sarebbe una soluzione? Ovviamente limitando gli inviii agli iscritti, chi è dall'esterno che ha bisogno di mandare una mail a tutti davvero?

PS: questo OpenID di Wordpress è una Ca###a Pzzesca!!


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my blog http://kidpix.wordpress.com/

Gama ha detto...

@kidpix, replico qui i saluti fatti via twitter ed approfitto del maggiore spazio per ulteriori dettagli:

"Birra al dio della birra" è stato detto la prima volta durante una pausa all'università mentre io e due miei amici (il Bassista che ogni tanto passa di qui e un altro) stavamo cazzeggiando con, appunto, delle birre.

Per quanto riguarda le mailing list posso solo dirti che siamo ben forniti anche di quelle, di liste di distribuzione e di inoltratori diretti verso gruppi specifici di persone o uffici. Il problema risiede nel fatto che per qualcuno selezionare più di un destinatario sembra essere un grosso problema.
Uno dei rappresentanti sindacali a differenza degli altri ha semplicemente fatto il giro degli uffici chiedendo: "Chi vuole ricevere le nostre email?". Lui prende e si aggiorna la sua lista contatti periodicamente chiedendo solo comunicazione dei nomi di coloro che vanno in pensione per depennarli dall'elenco. Quando ad altri è stata fatta notare la cosa si è scatenato l'inferno!

Gama

kidpix ha detto...

>Il problema risiede nel fatto che
> per qualcuno selezionare più di un
> destinatario sembra essere un
> grosso problema.

Ma per problema intendi quello classico tra la tastiera e la sedia?

:-)

Be' la citazione (come accennavo su twitter) rispecchia in pieno quella che avevo in mente io, il Dio della Birra non ha bisogno di cercare la birra, la fa sgorgare direttamente dalle pareti!
[vedi qui http://goo.gl/p9Jep]

Torno a bestemmiare contro Documentazioni scritte male, che sono peggio di quelle on scritte per niente...

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my blog http://kidpix.wordpress.com/

Anonimo ha detto...

"Bcc" questo sconosciuto eh?